Стань эффективнее
+7 (495) 545 41 02


Как не дать себя обмануть на презентации

Банальная ложь при проведении презентации возможностей ERP-системы стала главным спутником этой самой презентации. Фразы типа «конечно», «нет проблем», «легко настроить», «уже реализовано» звучат через слово, а презентующий, в неизменном пиджаке и накрахмаленной рубашке с галстуком гордо улыбается и излучает уверенность. В такой ситуации даже как-то неудобно проверять слова презентующего. Остается только верить. Вы полны уверенности, что нашли именно тот продукт, который искали. Ведь он все умеет и в нем уже все реализовано, а если чего и нет, то «это легко можно настроить». «Да-да, именно так говорил менеджер на презентации» — будете вспоминать вы потом. И вот вы начинаете проект по внедрению этого чуда.


Вы в ярости от того, что в реальности система ничего не умеет и не приспособлена к реальностям российского бизнеса. Так еще и консультант, которого вам прислали, у вас же спрашивает, как этот самый бизнес вообще работает.


Да-да, именно так проходит большая часть ERP-проектов. И сломать эту ситуацию могут только сами заказчики, сразу предъявляя необходимые требования и к продукту и к специалистам, которые будут вам помогать его внедрять. И не просто предъявлять требования, а проверять и убеждаться, что они действительно реализованы.


Как правило, проведение презентаций — прерогатива одних людей, а реализация того, что «напрезентовано» — других. К чему это приводит в итоге, многие имели возможность испытать на себе, когда приступали к внедрению и, мягко говоря, удивлялись, тому насколько слова, сказанные на презентации ERP-системы, расходятся с ее реальными функциональными возможностями. При проведении презентации ведь что главное? Правильно — продать и получить премию! Ну а при внедрении — ну кто там чего вспомнит? А даже если и вспомнит, то вам скажут, что вы просто не правильно все поняли. Просто для многих получение сиюминутной прибыли гораздо важнее долгосрочных доверительных отношений с заказчиком.


Я не говорю, что придумал панацею от этой болезни, но надеюсь, мои советы помогут тем, кто выбирает продукт, по крайней мере, не дать себя обмануть слишком грубо. Эта статья не является инструкцией по тестированию ERP-систем, здесь я скорее хочу показать каков должен быть подход к тестированию, как необходимо себя вести, чтобы не дать себя ввести в заблуждение.


Итак, вы договорились о проведении презентации. Конечно, смотреть нужно боевой продукт, а не картинки в PowerPoint, потому что там вам, конечно же, нарисуют красивые восходящие к небесам графики, показывающие, как будет расти ваш бизнес сразу после запуска системы, ну и все в таком ключе.


На фразы типа «легко настроить» реагируйте просто — «настройте и покажите». В 80% случаев ответом будет либо невнятное «мычание», либо ссылка на то, что «этим занимаются консультанты, а я только показываю то, что есть». Это уже сигнал.


Никто не хочет говорить — «этого наша система не умеет», «это необходимо дорабатывать» и т.д. И очень любят говорить «нет проблем», «уже работает», «легко настроить». А еще очень любят рассказывать, как работает система, а не показывать. И вот ваша задача — именно заставить показывать. Потому что, к сожалению, в противном случае у вас не будет уверенности в том, что это действительно работает.


Начнем тестировать, пожалуй, с логистики. Это ключевой модуль любой системы, на базе которого строится все остальное. По крайней мере, я так считаю.


Необходимо, как минимум, наличие готовых простых цепочек поставки — Заказ поставщику — Счет поставщика — Инвойс (при российских закупках это накладная поставщика). При закупках за рубежом схема может быть проще, там, как правило, Заказ-Инвойс (или несколько инвойсов), поскольку счет всегда по составу соответствует инвойсу, а вот в России вам могут выставить счет, а товар привезти тремя накладными и система должна иметь возможность это отразить.


В этой цепочке должна четко прослеживаться связь между этими документами. Вот есть заказ, а вот какие (именно какие, потому что их может быть несколько) счета от поставщика были выставлены в ответ на этот заказ. В счете поставщика я должен четко видеть, на основе каких заказов он сформирован. Не надо стесняться просить все показывать, причем так, чтобы все было видно и понятно. Занесите 2 заказа и сформируйте 1 счет по ним. Сформируйте 1 заказ и сделайте по нему 2 счета поставщика. Сформируйте заказ на три одинаковых товара, т.е. наименование одно, а кол-во 3. А теперь попросите отразить такую ситуацию: на одну штуку выставлен один счет, а на две другие другой счет. По второму счету одна штука пришла по одному инвойсу, а вторая по другому инвойсу. В каждом из этих инвойсов по каждой позиции должно быть ясно — из какого счета поставщика эта товарная позиция. Такое в жизни случается. Вы заказали у поставщика 3 одинаковых сервера, он вам выставил 2 счета. В одном счете 1 сервер, во втором 2 сервера. Второй счет приехал двумя накладными. Реально? Вполне.


В данном случае я говорю о базовой цепочке (количество документов в этой цепочке может быть и больше, в зависимости от бизнеса), не заостряя внимание на дополнительной информации, которую должны нести эти документы (например, возможность фиксации внешних номеров этих документов, плановых дат поставки и т.д.)


Где и как заносится и фиксируется ГТД в поставках?


Где в заказе (инвойсе, и вообще во всех остальных документах) видно — по какой «нашей» компании он проходит?


Проведите простую операцию. Оформите заказ по одной из «ваших» компаний, сформируйте не его основе инвойс и укажите в нем другую вашу компанию. Если этот вопрос жестко не контролируется системой, будет бардак с документами. Заказ по одной фирме, инвойс (накладная) по другой...


В списке заказов должно быть видно, какие обработаны, а какие нет. Если по заказу полностью сформированы инвойсы (или счета поставщиков, это какую схему использовать), это должно быть понятно (с возможностью детализации, какие именно инвойсы и возможностью в них «провалиться»).


То же самое в списке инвойсов, должно быть понятно, какие инвойсы полностью оприходованы на склад, какие нет. В инвойсе должно быть ясно по каждой товарной позиции, когда, на какой склад, кто оприходовал товар.


Работа с прайс-листами поставщиков. Должна быть возможность их закачки. Так, чтобы находясь в классификаторе (каталоге, справочнике, назовите как угодно) товаров, я мог видеть — у какого поставщика сколько эта позиция стоит, а также дату закачки, чтобы понять, насколько цена актуальна. Такая возможность позволит делать первичный выбор предполагаемых поставщиков достаточно быстро. Можно делать выбор лучшего поставщика и по этим ценам, это зависит от характера бизнеса. Ваша задача как раз и состоит в том, чтобы уточнить — можно или нет. Если да, то как.


Логистические услуги. Должна быть возможность их учета. Я должен иметь возможность заказа этих услуг и связи их с различными поставками. Вот я сделал заказ на доставку груза. И стоимость этой доставки распространяется на вот эти 2 инвойса (пусть покажут, где это видно). А теперь покажите мне в этих 2 инвойсах входную цену товара. Я должен видеть по каждой позиции цену, по которой я ее купил и цену, по которой она мне реально обошлась со всеми логистическими затратами. Для чистоты эксперимента лучше сделать 2 заказа на услуги (груз везли двумя этапами и везли две разные транспортные компании) и привязать их к 2 инвойсам, т.е. должна соблюдаться матрица — многие ко многим. В каждом инвойсе должно быть видно, что к нему привязаны вот эти 2 услуги. Где в транспортных услугах видно, что они оказаны, где видна задолженность перед логистическими операторами?


ToDay или сводная потребность в закупках, назовите как угодно. Я — менеджер по закупкам. Где я вижу, что я должен купить? Что в данный момент важнее всего с точки зрения закупок? На чем я должен быть сосредоточен? Это чрезвычайно важно в управлении поставками. Почему, я рассказывал здесь. Сюда попадают данные из разных мест системы — заявки на закупку от менеджеров, заявки с производства, плановые закупки. Должно быть ясно — что купить, сколько, кто заказал, когда, под какого клиента (или под производство или просто на склад), по какому документу, по какому проекту, к какой дате необходимо закупить (поинтересуйтесь, откуда берется эта дата). Иными словами, вся необходимая закупщику информация, чтобы не надо было по каждой позиции проводить плановый «обзвон» ответственных сотрудников.


Если единой, сводной потребности нет, значит, менеджеру по закупкам придется пользоваться подручными средствами типа «факс», «бумажка», «e-mail» и т.д. Бардак в закупках гарантирован. В today должен быть виден не просто список того, что нужно купить, но и расставлены приоритеты. Закупщик должен знать, чем ему заниматься именно сейчас, а чем можно вообще пока не заниматься.


Перевозки между складами. Как происходит процесс перевозки товара между складами? Как формируется заявка, где видно, какой груз в пути? Где видно, что груз доехал до места? Кто возил, на какой машине, кто экспедитор и т.д.

Какие в системе существуют инструменты по планированию закупок «на склад»? Как конкретно система планирует потребность? Что это за алгоритмы? Это просто min-max, или что-то более приличное?


Закупки под «заказ»

Простая цепочка: клиент заказал товар, ему выписали счет, на основе которого сформировали заявку на закупку. В Today появилась заявка, ее обработали и заказали поставщику. В счете (который мы выписали клиенту) это видно? Могу я (менеджер по продажам) из счета контролировать процесс закупки? Где я вижу, что мой товар заказали, что он выехал, что плановая дата поставки такая-то. Чтобы не мучить закупщиков и самому все видеть. Могу я (менеджер по закупкам, его руководитель) в инвойсе (заказе поставщику) видеть — под кого я везу товар. Когда груз приехал на склад, клиент получил резерв на складе в счете (заказе)? Если нет, то нет никакой цепочки. Какой смысл в закупке «под заказ», если клиент в итоге резерв не получит? Бутафория. Потому что вы будете вынуждены все это отслеживать вручную, и заказанный под одного клиента товар будут вечно продавать не тому, кому надо.


Серийные номера изделий

Покажите мне, для начала, просто список серийных номеров, которые есть у нас в базе. Берем любой серийник. Глядя на него, я должен увидеть, где он сейчас, на складе, у клиента, в ремонте или где? кому он продан, где куплен и по какому инвойсу приехал к нам, как затем перемещался и т.д. и как в итоге добрался до клиента. Короче говоря, должна быть вся история жизни этого серийного номера, с возможностью «провалиться» в любой документ истории.


Какие существуют методы занесения серийных номеров? В ручную, сканером, ТСД, импортом. Уточните этот вопрос.


Склад

Где и как кладовщик видит, что, когда, от кого, по какому документу к нему должно поступить?


Где и как кладовщик видит, что, когда, кому и по какому документу он должен отгрузить?


Покажите мне, как организован процесс подбора груза на складе. Вот ко мне на склад поступила заявка на отгрузку. Это хозяйство надо еще найти на складе, подготовить и т.д. (короче собрать в кучу, упаковать и т.д.). Только после подбора менеджер будет давать команду транспортному отделу на доставку груза, потому что подбор груза может занимать несколько дней. Видит ли менеджер у себя в счете — подобран ли груз на складе? Снижает ли подобранный груз логический остаток, если нет, то это чепуха, а не подбор груза. Это значит, что на складе можно будет собрать гораздо больше, чем есть свободного товара (т.е. логического остатка).


Покажите, как формируются распоряжения складу на отгрузку товара. Влияют ли эти распоряжения на логический остаток? Иными словами, если на складе 10 штук товара (логически, а не физически), то можно ли сформировать распоряжение на отгрузку 15 штук. Если да, то это работать не будет. Склад будет регулярно получать распоряжения на отгрузку товара, которого у него нет, потому что он только что его уже отгрузил.


Справочник товаров и услуг

Справочник товаров, это не просто справочник, как многие думают. Это «гора» функциональности.


Срезы остатков. Вот я нахожусь на позиции классификатора. Я должен видеть не просто на каких складах есть этот товар физически, но и логический остаток на каждом складе и всего по компании. Проведите простую операцию — выпишите счет (ну или заказ, не важно, это какую схему использовать) клиенту, зарезервируйте товар на конкретном складе. А теперь встаньте в классификаторе на этот товар и попросите показать вам остатки этого товара на этом конкретном складе. Должно быть видно, что физически столько (например, 10), резерв столько (например, 7) и логически столько (соответственно, 3). Попросите развернуть цифру резерва, чтобы программа показала — по каким счетам сформированы резервы.


Работать со складом без логического остатка нереально.


Находясь на товарной позиции, необходимо иметь возможность посмотреть историю поставок этой позиции, историю продаж. Посмотреть сколько на текущий момент этой позиции заказано поставщикам, сколько в пути от поставщика к нам, сколько в пути между складами, сколько в пути к клиенту. Также должна быть возможность детализации этих цифр вплоть до документов. Находясь на товарной позиции должна быть возможность развернуть остатки на складах по серийным номерам.


Замены, аналоги, зип и прочие связи между товарами как организованы? Вот я нахожусь на товаре, его нет на складе, чем могу заменить?


Как посмотреть историю движения определенного товара по определенному складу, так что было понятно, когда товар приходил (по какому документу), когда отгружался (по какому документу), с возможностью «провалиться» в соответствующий документ.


Возможность посмотреть историю остатка (то же самое, что и история движения, но с хронологией остатка) определенного товара на определенном складе.


Возможность понять остатки всех товаров на определенном складе на определенную дату (т.е. задать дату и склад и получить остатки товаров на этом складе на эту дату).


Находясь на товаре, можно посмотреть его текущую средневзвешенную себестоимость? Историю цен можно посмотреть. Цены ведь регулярно меняются, причем не только себестоимость, но и отпускные цены.


Производство

Какие методики управления производством реализованы в системе? Что это за методики? Кто их использует?

Попросите сначала просто показать вам, как организован этот процесс. На вопрос «а вам как надо?» отвечайте просто «нам нужно хорошо, поэтому покажите, что у вас есть».

Посмотрите, где и как формируется структура изделия, технологическая карта. Можно ли в клиентском заказе изменить состав изделия (такое бывает в жизни)?

В задании на производство будет видно из чего я должен собрать это изделие (измененный состав)? Могу я поменять состав изделия уже в производстве (такое тоже возможно)?

Как формируется себестоимость изделия? Соберите изделие и проверьте его себестоимость.

Как формируется план производства? Что он из себя представляет? Как выдаются задания?

Могу я из клиентского заказа наблюдать за его производством? Могу я понять, какие части моего заказа уже выполнены, а какие нет?

Если вы производите изделия «на заказ», значит, система просто обязана уметь формировать уникальный номер каждого конкретного изделия и резервировать изделие на выходе из производства за тем клиентом, который его заказал. В противном случае, вам останется только уповать, что все будут помнить, где чье изделие и не перепутают изделия при отгрузке.


Транспорт

Где и как формируются заявки на доставку груза? В заявке должно быть понятно, кто сформировал заявку, что, куда, кому отвезти. Понятно ли в заявке на доставку, на каком основании ее сформировали, т.е. по какому счету (заказу) везем груз? Желаемые сроки доставки как указываются? Видно ли, что груз уехал? Видно ли, что груз приехал? Часть товара довезли, часть нет, как это сделать? На какой машине возили товар? кто был экспедитор? Сами возили или транспортной компанией и какой? Где видно, что эти доставки выполнены, а эти нет.


Вот я сформировал распоряжение на доставку груза. Как кладовщик узнает, что, когда и кому он должен отгрузить? Иными словами формируются ли по доставкам распоряжения на отгрузку товара со склада? Меняют ли эти распоряжения логический остаток склада?


Проекты

Для начала покажите просто список проектов. Можно ли прямо из списка проектов провалиться в счета по проекту, заказы, доставки и другие документы?


Вернемся к списку счетов (заказов). Видно ли в списке счетов (заказов и т.д.), какому проекту он принадлежит? Можно ли перепривязать документ к другому проекту? А как запретить это сделать, если документ уже в неком состоянии (например отгруженный)?


Если какая-то система утверждения проектов? Где видно, что проект утвержден?


Есть ли возможность хранить файлы в проектах (да и не только в проектах, но и, например, в классификаторе). Если система не может хранить файлы в базе данных, значит, будут проблемы с хранением проектной документации и других файлов. Где ее хранить? На компьютерах? Не прозрачно, не безопасно, да и пропадают файлы регулярно при таком хранении. Ну а что с ними происходит при увольнении того, на чьем компьютере они хранились, и говорит не стоит. Простой эксперимент — вот на диске моего компьютера есть файл. Привяжите его к проекту. А теперь давайте-ка удалим файл с моего компьютера. Ну а теперь откройте этот файл из проекта. Как работает система блокировки доступа к этим файлам? Например, проект утвержден, может рядовой сотрудник удалить файл? Если нет, то где это видно и как регулируется система доступа к таким файлам? Можно ли по проекту посмотреть его финансовые показатели? Выручка, доход, затраты, прибыль и т.д.


Само собой, что все логистические и другие бизнес-процессы должны поддерживаться и системой управления проектами. Иными словами, любой процесс должна быть возможность провести как в рамках проекта, так и вне его.


Финансы

Где и как настраивается финансовая отчетность? Настройте новый показатель прямо сейчас и отразите в нем что-нибудь.


Сделайте 2 разновалютные продажи. Одну в рублях, другую в долларах. А теперь посмотрите, что покажет показатель «выручка».


Есть ли в системе готовые финансовые отчеты по прибылям и убыткам, движению денежных средств? Как они настраиваются, понятно ли это? Можно ли их менять и модифицировать? Если да, то как?


Что есть в системе график платежей? Вот я руководитель компании. Где я вижу, что мне нужно платить, кому, сколько, когда, за что и т.д. И как я эти платежи утверждаю и ставлю в график? Короче говоря, то, чем занимается руководство компании постоянно.


Можно ли получить выручку (и другие показатели) в разрезе клиента, проекта, документа, товара, менеджера, отдела, «нашей» компании (которых может быть несколько)? Если да, то покажите пальцем — где видно, что это разрез именно по ЭТОЙ нашей компании или именно по этому клиенту и т.д.


Как и где задается валюта себестоимости? Если ли возможность себестоимость разных товаров учитывать в разных валютах? Зачем, спросите вы? Все просто: вы купили товар за 1000р, а себестоимость у вас в долларах. Курс меняется. Ваш товар через месяц вдруг стал стоить 1200р. С какой стати? Если российские товары учитывать в рублях, а европейские в евро, то расчет себестоимости склада в финансовой отчетности будет более точным.


Как работает система управления затратами компании? Если система прохождения затрат? Иными словами, компания должна понести затраты (ну например по рекламе). Вот как конкретно это происходит? Кто и какой документ оформляет, кто и как его утверждает, кто и как его оплачивает? Где видно, что мы оплатили рекламу, и где видно, что нам ее оказали, где видно, что все документы мы получили? Проведите простой эксперимент — оформите затраты по рекламе, укажите, что она нам уже оказана, после этого попросите показать финансовую отчетность компании, где видно:


  • Затраты по рекламе (тут должна быть сумма этой самой рекламы)
  • Платежи (тут ничего не должно быть, мы ведь не оплатили)
  • Задолженность перед контрагентами (тут как раз должна быть та несчастная компания, которой мы забыли оплатить рекламу)

Есть ли в системе сводная финансовая отчетность, из которой понятно как меняются во времени показатели деятельности компании? Как меняется объем продаж в течение года, например. Ну и любой другой показатель.


Можно ли посмотреть историю изменения себестоимости конкретного товара? Это нужно для поиска ошибки. Если у вас есть перед глазами четкая история, где видно, по какой цене приходил товар, какая была и какая стала себестоимость, вы без труда найдете ошибку. Например, резко выросла себестоимость какого-то товара. Что делать? Как найти, почему она выросла? Только имея перед глазами историю изменения, где ясно сказано, что вот пришел товар по инвойсу № по цене 1000$, а до этого себестоимость товара была 20$. Вот и ищите проблему в этом инвойсе, там либо ошибка в цене, либо логистические услуги по доставке груза «золотые».


Продажи.

Наличие стандартных, готовых цепочек документооборота. Например, заказ — коммерческое предложение — счет — накладная (накладные). Или, коммерческое предложение — договор — счет — накладная (накладные). Ну и т.д. Где видна связь между документами одной цепочки. Пройдите по цепочке от заказа до накладной, так чтобы было понятно — вот мы сделали заказ, вот коммерческое предложение, а вот два счета, которые мы сформировали на основе этого коммерческого предложения. В этих цепочках также должна быть возможность дробления позиций. Вот есть заказ. В нем 3 наименования. На 2 наименования мы сформировали коммерческое предложение (ну или счет, не важно). А третье наименование мы не смогли предложить клиенту. Или так: Вот заказ. Два наименования перенесены в один счет, а третье наименование в другой счет. Все это должно быть видно и понятно.


Вот у меня есть счет (или заказ, как угодно), в нем 3 товарные позиции. Можно зарезервировать на складе только одно наименование? А остальные 2 отправить в закупку. Или посложнее — есть наименование в количестве 3шт. Одну штуку зарезервировать на складе, а 2 другие штуки (этого же наименования) отправить в закупку?


Вот есть отгруженный по счету товар. И тут мы обнаруживаем, что в счете фактуре неправильно указана ГТД. Ну всякое бывает. Как понять, в какой поставке я должен эту ГТД поправить? И как понять, кому еще проданы «куски» этой партии товара с этой неправильной ГТД (эти счета-фактуры-то тоже надо перепечатать).


Как работает система управления договорной деятельностью? Где реестр договоров. Можно ли как-то делить договора по направлениям деятельности компании? Как работает система прохождения договора в компании? Где видно, что договор утвержден, подписан и тд. Можно ли прикрепить к договору его отсканированное изображение? Если да, то как это проверить, я писал выше. Есть ли в системе конструктор шаблонов договоров? Можно ли автоматически сформированный текст договора (если это, конечно есть) выгрузить в pdf, doc, jpeg?


Ремонты и сервис

Как заключаются договора на оказание сервисных услуг? Где в них указывается, какое именно оборудование будет обслуживаться по договору? Как формируются ежемесячные акты выполненных работ по договору?


Есть ли какая-то система управления выездами инженеров по заявкам клиентов? Если есть, то где в заявке видно, на какой именно серийный номер был выезд?


Как организована система диспетчеризации выездов? Вот я (менеджер по продажам) занес заявку на выезд инженера. Что дальше с ней происходит?


Управление договорами

Где реестр договоров? Как происходит прохождение договора (согласование, утверждение, подписание)? Можно ли как-то делить договора по направлениям? И в зависимости от направления иметь тот или иной маршрут договора. Можно ли к договору прикрепить внешний файл с его изображением? Где видно текущее состояние договора? Как указать номенклатуру, которую мы должны поставить по этому договору? Где видно, что уже поставлено, а что еще нет?


Управление затратами

Как формируется перечень статей затрат, можно ли его делать древовидным? Можно ли по статьям делать лимиты затрат? Вот есть подразделение, а вот статья. Было бы неплохо запланировать затраты, чтобы система позволяла тратить деньги в указанном размере, а при превышении милости просим к руководству с челобитной. Как проходит вообще процесс? Вот я рядовой сотрудник и хочу, чтобы компания потратила деньги, например, на мой новый компьютер. Что и как происходит для этого? Как понять, что эта услуга нам уже оказана и мы по ней уже должны? Какая существует финансовая отчетность по затратам компании?


Нумерация документов

Я решил на этом сделать акцент, потому что этот вопрос очень часто становится не просто камнем преткновения, а вообще тупиком. Ситуация, когда компания имеет более одного «своего» юр лица встречается сплошь и рядом. И именно это становится неразрешимой проблемой для разработчиков. Чтобы убедиться, что здесь нет проблем, сделайте простой эксперимент: для начала просто покажите место, куда эти самые «наши компании» заносятся. А теперь выпишите один счет от одной нашей компании, а второй счет от другой нашей компании. Отгрузите товар по обоим счетам и посмотрите на номера счетов-фактур. Они не должны идти подряд. По каждой «нашей компании» нумерация документов должна быть отдельная. Иначе счета-фактуры (ну и накладные тоже) вам придется делать в Excel, а ERP-систему использовать только для высших целей.


Кадры

Древовидный список подразделений компании можно сделать? Приказы о приеме, увольнении сотрудников как делаются? Приказ по штатному расписанию как сделать по каждой «нашей фирме»?


Где ведется список сотрудников компании? Где видно, что этот сотрудник работает, а этот уволен? Паспортные данные куда заносятся? Образование сотрудника можно фиксировать? Сертификаты, уровень квалификации и т.д.


Первичные документы

Попросите показать, как именно формируются такие первичные документы как счет-фактура, акт выполненных работ, торг-12, ТТН, РКО, ПКО и т.д. Вот есть счет клиенту. Где видно, какие по нему сформированы счета-фактуры (кстати, может ли их быть несколько?). Покажите на экран счет-фактуру. Все поля заполнены? Нет? А почему?


Управление доступом

Когда в компании информационный вакуум, то какой у кого доступ к ней — не важно. Все равно ее нет. А вот как только появляется четкая система, содержащая верную корпоративную информацию, это вопрос начинает беспокоить руководство. Вот и попросите показать, как именно работает система управления доступом. Как система блокирует доступ к процессам? Вот есть договор, который находится в неком состоянии. Как определяется, кто может вносить в него изменения в этом состоянии, а кто нет? Отгрузили товар, как система блокирует доступ пользователей на изменение параметров документа? Отгрузите и проверьте. Как настраивается доступ пользователей к разделам программы в целом. Вот есть менеджер по продажам. Что ему делать в закупках? Вот и попросите показать, как настраивается этот доступ.


Редактор шаблонов

Представьте себе простую ситуацию. Вы выписали клиенту счет. Если у вас нет возможности отправить ему этот счет по e-mail, то мне вас жаль. Какая бы функциональная у вас ни была под рукой система, но если она не умеет формировать документы в общедоступных форматах, вы просто обречены.


Попросите показать, в какие конкретно форматы система умеет выгружать документы. Выгрузите и посмотрите на результат.


Если возможность менять шаблоны документов непосредственно через интерфейс. Если да, то как?


Учет основных средств

Я не говорю, что система обязательно должна уметь начислять амортизацию, а то меня обвинят в том, что я предъявляю просто заоблачные требования. Хотя бы элементарный учет. Вот я рядовой сотрудник компании и мне нужен новый монитор. Вот что конкретно я должен делать и как. Кто утвердит мою заявку, как она попадет в закупку, потом на склад и как я, наконец, стану счастливым обладателем моего монитора. И не скрыться мне с этим монитором, потому что перед увольнением мне припомнят, что «за вами мониторчик числится, полученный по накладной такой-то. Вот и подпись тут ваша есть». А если вдруг сломается мой монитор, то с меня его спишут, и я буду спать спокойно.


Что в итоге

Если уж вы решили автоматизировать бизнес-процессы вашей компании, потрудиться вам для этого придется изрядно, внедряя все это хозяйство. Для того чтобы все эти усилия не были пустыми, вы должны выбрать ваш продукт и людей, которые «что-то в чем-то понимают» и помогут вам это все внедрить.


Если не хотите тратить серьезные деньги на обучение ваших сотрудников, попросите показать инструкции для работы ваших пользователей. Оцените эти инструкции, насколько они понятны и не являются ли они формальностью. Вы и есть первый пользователь системы. Вот и оцените, сможете ли вы по этим инструкциям работать. Отсутствие инструкций — прямой путь к «бесконечному обучению» за ваши деньги.


Если вы думаете, что не ошиблись в выборе, попросите устроить вам референс-визит (или телефонный разговор) к одному-двум заказчикам, у которых это решение уже работает. И встречаться там нужно не с IT-администратором (с которым, конечно же, можно «договориться»), а с руководством компании. Если клиент доволен, он подтвердит, что это действительно работает.

Попов Александр
Другие статьи автора